Mieux se concentrer au travail : 03 Astuces

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La relation étroite entre l’environnement et la concentration :

Se concentrer n’est pas une chose qui vient uniquement de la volonté. Le plus facile pour développer la concentration est de créer un environnement favorable.
Quelles sont pour vous les personnes les plus concentrées, celles qui arrive à être focalisées sur une chose et une seule à la fois ?
Peut-être avez-vous imaginé un moine méditant dans un monastère ? Effectivement les moines sont capables de rester dans leurs méditations de longues heures. Seriez-vous capable de faire la même chose dans votre bureau ? Evidemment vous me direz peut-être qu’il est plus facile de méditer dans un monastère que dans votre bureau et vous aurez probablement raison. D’ailleurs les moines l’ont bien compris et ont créés des lieux de méditations qui favorisent leur travail spirituel.

03 astuces pour mieux se concentrer :

Aujourd’hui je vous propose donc quelques astuces pour créer un environnement de travail plus favorable :

Première Astuce : Organisez votre bureau !

Tout d’abord qu’avez-vous sur votre table de travail ? On dit souvent qu’elle ressemble à son esprit. Si son bureau est rempli de documents en attente d’une action, de dossier qu’on ne sait pas où ranger, de vieux stylos qui ne marchent plus, je vous laisse imaginer l’impact que cela va avoir sur votre esprit ! Consciemment ou inconsciemment, celui-ci va être attiré par ces objets, il va être entraîné vers différents sujets, se rappeler qu’il n’a pas clôturer un dossier, se stresser devant ce qui va apparaître comme une charge énorme de travail. Rien n’est pire pour la concentration que de penser à un dossier sur lequel on ne peut ou on ne sait que faire à l’instant.
Devant un bureau vide au contraire, l’esprit est reposé, clair. On sait que le travail nous attend, mais devant nous nous ne voyons que la tâche présente.

Seconde astuce : Organisez vos dossiers d’ordinateur !

Ce qui est vrai pour la table de bureau l’est également pour votre ordinateur. Lorsque vous l’ouvrez, est-ce que vous arrivez sur une page vierge ou une image inspirante ? Ou alors sur un bureau avec des dizaines de fichiers non rangés et de liens vers des applications inutiles ? Demandez-vous une seconde ce que vous inspire l’ouverture de votre ordinateur ? Cela vous apporte t-il un moment d’inspiration ou un moment de stress ?

Troisième astuce : Améliorez votre décor !

Que voyez-vous lorsque vous levez la tête ? Il a été établi que de voir le visage d’une autre personne diminuait notablement la concentration. En effet, un visage humain est toujours évocateur pour nous, et va emmener notre esprit vers d’autres sujets.
Peut-être avez-vous aussi face à vous des tableaux d’objectif, des vieux flip-charts, ou des anciennes notes de services. Que des objets de distraction qui emmène ennui, stress ou découragement.
Que regardent les moines lors de leur méditation ? L’objet de leur méditation. Et s’ils regardent autour, ils verront des objets inspirants qui les ramèneront à leur méditation. Je vous suggère donc d’avoir face à vous des images inspirantes ou des citations motivantes.

Vous cherchez l’inspiration vous décorer votre écran d’ordinateur ? Tapez simplement « fonds d’écran inspirant » et vous trouverez des centaines de pépites sur Internet.

 

Les perturbations vous coûtent cher.

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La concentration est la clé de la productivité !

Peter Drucker, un des pères du management moderne, disait que la concentration est la clé de la réussite et depuis plusieurs expériences ont confirmé cette assertion.

Voici une expérience intéressante : on a demandé à 2 groupes de personne de faire un travail intellectuel simple : remplir des dossiers informatiques. Un de ces groupes recevait en même temps les notifications de ses emails et pouvait y répondre. L’autre groupe était coupé d’Internet. La première constatation évidente est que le groupe qui ne regardait pas ses emails est allé beaucoup plus vite pour remplir ses dossiers. Mais le deuxième apprentissage de cette expérience, est que ce groupe sans Internet a fait beaucoup moins d’erreurs dans les dossiers qu’ils remplissaient, leur travail était bien meilleur.

Une autre étude a démontré qu’il nous faut en moyenne 60 secondes pour nous remettre au travail après une petite interruption (genre lecture d’un SMS ou d’un email). Ce qui est encore plus étonnant (et effrayant), c’est que l’étude montre que la perturbation est quasiment la même si on entend une notification de message et qu’on ne le lit pas, car notre cerveau sait qu’on a reçu un message, se demande qui ça peut être, fait des suppositions, évalue si ça peut-être important ou non, etc…

Qu’est-ce que ça nous apprend pour notre travail au quotidien ? Que lorsqu’on doit travailler sur un dossier important mais qu’on est constamment interrompu par des collègues, des emails, des notifications de notre smartphone, Skype, des news ou tout ce qui fait que notre environnement ressemble plus à un arbre de noël qu’à un poste de travail, la qualité de notre travail diminue gravement (sans parler du stress qui augmente).

C’est pour cela que contrairement à ce que pense certaines personnes, bien s’organiser ce n’est pas être toujours disponible, connecté et informé de ce qu’il se passe, mais c’est être présent et concentré sur le travail que l’on fait.

Nous allons vous proposer dans les articles suivants de ce dossier un ensemble de trucs et astuces permettant de développer votre concentration.

La méthode des petits pas

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shauri

Tout commence par un premier pas

Je poursuis ma liste d’articles sur la méthode Pomodoro en y faisant un lien avec la méthode des petits pas (ou encore la méthode Kaizen). Cette méthode, issue de l’industrie Japonaise, se base sur la célèbre phrase de Lao Tseu : Un chemin de 1000 km commence par un premier pas.

Face à un projet trop grand, nous avons tendance à nous décourager. On imagine déjà le nombre de chose à faire, on anticipe les difficultés, on se fatigue rien qu’en réfléchissant à ce qu’il faut faire…

Prenons un exemple. Vous devez rédiger un rapport, vous savez que cela vous prendra du temps, qu’il vous faudra récupérer des informations, se creuser la tête, faire des schémas, des analyses, etc… Vous n’avez tellement pas envie de le faire et tellement d’autres choses à faire que vous le reportez de jour en jour, en attendant le moment où vous aurez le temps et le courage de le faire. Sauf que vous anticipez tellement la somme de travail à faire, qu’inconsciemment vous trouverez toujours une excuse pour ne pas le faire.

Y penser devient donc la façon la plus sûre d’échouer !

En fait, il faut comprendre que notre cerveau a cette capacité de nous faire vivre concrètement ce que nous imaginons. Donc imaginons que nous avons beaucoup trop de travail, que c’est stressant, que nous sommes épuisés, et concrètement nous allons ressentir cela. Du coup, on baisse les bras, on s’assoit et on ne fait rien.

Décomposition en petites choses successives à faire

Dans la méthode des petits pas, on ne va pas se fixer sur la quantité de chose à faire, mais tout simplement sur la première chose à faire…et on va faire en sorte que cette première chose soit très simple à faire. Il faut qu’en imaginant cette première activité, on se dise : « c’est tellement simple que ça ne me prendra pas de temps ni d’énergie ». Vous l’avez sûrement deviné, cette première tâche devra prendre 1 pomodoro.

Avec la méthode pomodoro (amélioré avec Kaizen), vous pourrez vous dire : « Aujourd’hui je consacre 1 pomodoro à ce rapport ». Avouez que 25 minutes dans la journée pour un dossier aussi important, vous pourrez les trouver. Bien sûr, en 25 minutes, vous ne pourrez pas faire grand chose… concernant l’exemple précèdent, nous commencerons par créer le fichier ou rédiger simplement le plan du rapport. En tout cas il faut penser à quelque chose de tellement simple que vous n’aurez plus envie de le reporter.

L’avantage de la méthode pour votre travail

Pourquoi cela va changer votre travail ? Vous aurez fait le premier pas ! Et du coup, le lendemain, vous n’êtes plus devant la même montagne de travail, et vous trouverez plus facilement le courage de programmer 1 ou 2 autre pomodoro. Vous remarquerez que ce rapport qui vous stressais car il restait toujours dans un coin de votre cerveau, vous stresse moins. Votre cerveau, au lieu de se focaliser sur le stress d’un travail à rendre, va commencer plutôt à réfléchir sur le contenu de ce travail. Vous allez même surement ressentir l’envie de continuer et vous vous direz qu’en fait, ce travail n’était pas si dure que cela maintenant que vous l’avez commencé.

Se concentrer et le rester

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Se concentrer avec la technique Pomodoro

Dans mon dernier article, j’expliquais pourquoi la technique pomodoro permet de mieux organiser sa journée. Je voudrais vous parler aujourd’hui de la notion de concentration.
Et oui, on le sait tous il est difficile de se concentrer, et surtout de le rester. Les perturbations sont partout autour de nous : nos ordinateurs et nos smartphones en regorgent, nos collègues, les visiteurs et notre environnement aussi ! Pourtant, comme le disait Peter Drucker, « le secret de la réussite c’est la concentration ».
Si vous êtes comme moi, déconcentré dès qu’un insecte passe (ou que vous recevez un SMS…), il vaut mieux mettre en place des techniques solides, c’est là que la technique du pomodoro m’aide beaucoup.

S’engager fermement :

Lorsque j’ai décidé la tâche que je vais faire durant le prochain pomodoro, je m’engage à ne travailler que sur cette tâche pendant 25 minutes. Cela peut paraître peu de temps ou difficile pourtant, comme je vous le disais précédemment, essayez, et vous remarquerez le nombre d’interruption que vous allez subir. Soit votre esprit va partir sur un autre sujet (une recherche Internet qui vous emmène trop loin, un email qui en appelle un autre, le paramétrage de votre ordinateur ou la mise en page du rapport au lieu de rédiger le contenu). Soit une personne viendra vous demander quelque chose, importante ou pas.

Gérer les distractions et interruptions :

Comme j’ai pris l’engagement avec moi-même de rester concentré 25 minutes et que je sais que la tâche que je réalise est très importante, je trouve plus facilement la force de ne pas lire un SMS immédiatement (après tout je n’ai que quelques minutes à attendre pour le lire) ou alors de dire à une personne qui passe « Excuse moi je suis concentré sur un dossier, laisse moi encore 10 minutes, et je viens te voir ».

A ce propos, dans la description de la technique, il est conseillé de noter chaque interruption avec un petit trait sur votre liste de tâche. Une manière de prendre conscience de la difficulté de rester concentré. L’objectif étant de s’améliorer, et si on est souvent interrompu 5 ou 6 fois au début, on s’aperçoit qu’avec le temps on arrive à se concentrer plus longtemps.

Garder son minuteur sous les yeux :

Ne pas oublier qu’il est très important aussi d’avoir le minuteur sous les yeux, c’est un gage de motivation pour rester motivé. Quand on voit qu’il ne nous reste que 5 ou 10 minutes de travail, on peut facilement se dire « Allez, reste concentré, ne cède pas à ton envie d’aller sur le net, c’est presque fini ! ». Et du coup, chaque pomodoro accompli sans interruption est une petite victoire.

A cet instant même mon pomodoro vient de se terminer, j’ai réussi à le faire sans interruption, je vais fêter cela avec un thé 😉

Fini les emails sans réponse !

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Comment s’assurer que tout le monde réponde bien à vos emails ?

Je voudrais vous parler aujourd’hui d’une application très utile que j’utilise au quotidien pour mieux gérer mes emails. C’est une extension gratuite qui se rajoute à Gmail : Streak.

Cette application très innovante ne ressemble à aucune autre et permet de faire des tas de choses : suivi clientèle, suivi recrutement, suivi des bugs d’un projet, etc…
Elle contient beaucoup de fonctionnalités que je partagerai avec vous. Aujourd’hui je vais vous montrer comment moi je l’utilise pour mieux gérer mes emails.

Une des difficultés majeures que je rencontrais dans les logiciels d’emails, c’était le suivi de mes emails envoyés. Je m’explique : j’écris un email à une personne, et j’attends d’elle une réponse. Puis je passe à autre chose. Au bout de quelques jours, je réalise qu’elle ne m’a pas répondu, et que le dossier prend du retard. Il faut que je la relance, mais il est peut-être déjà très tard. Une solution est de mettre des rappels, mais c’est ça alourdit l’agenda et ça fait beaucoup de rappels inutiles.
Streak propose la fonctionnalité très maligne de rappeler un email automatiquement à une date s’il n’a pas reçu de réponse . En effet, pour chaque email dont la réponse est importante pour moi, surtout si je sens que la personne risque de m’oublier (on en connait tous), j’active le suivi automatique, puis je classe l’email, je peux l’oublier tranquillement. Ainsi, si la personne me répond, ça veut dire que j’ai été mauvaise langue et rien ne se passe, mais si elle ne me répond pas comme je le craignais, mon email réapparaît comme non lu dans ma boite de réception et je peux donc facilement faire un petit message de relance.

Avantages de la méthode :

  • Facile à mettre en place, c’est juste un ou deux clics ;
  • Ne fait le rappel que si la personne ne répond pas (on évite donc tous les rappels inutiles et encombrants);
  • Pas intrusive : il ne s’agit pas d’une notification supplémentaire ou d’une fenêtre de plus qui va s’ouvrir. L’email se retrouve dans l’Inbox, on pourra le traiter en même temps que les autres emails.

Précautions d’utilisation:

Cette méthode demande de se poser la question : Quand est-ce qu’il parait judicieux de relancer quelqu’un par rapport à un email ?

Parfois je laisse 2 semaines à une personne (un client qui étudie une proposition), mais je ne laisse jamais moins de 2 jours. Si le dossier est plus urgent que ça, cela signifie que l’email n’est pas l’outil adapté, et qu’il me faut mieux utiliser le téléphone par exemple.

Stop aux emails inutiles !

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Se débarrasser des emails inutiles et améliorer sa productivité ?

Si vous possédez une adresse email depuis quelques années, probablement que vous recevez une grande quantité de messages indésirables, Newsletters, listes de diffusion ou de notification.
Si vous utilisez une boite de messagerie comme Gmail, une grande partie de ces emails sont automatiquement traités et classés dans des rubriques. Par exemple, cela ne vous permet d’avoir dans votre boite de réception que les emails « Importants ».
Mais peut-être que vous possédez une autre boite de messagerie (Yahoo, Hotmail) ou que vous souhaitez tout simplement ne plus recevoir du tout d’email de la part de certains sites. Quel travail laborieux vous attend ! Il va falloir durant des semaines lire chaque email indésirable, chercher le lien de désabonnement (bien caché au fond… s’il existe!), aller sur le site correspondant, valider que vous voulez bien vous désabonner, et recevoir encore un email pour dire que vous êtes bien désabonné.…Pppff ! il y a de quoi en décourager plus d’un.

Heureusement il existe désormais une solution qui vous permettra en un clic de vous désabonner de toutes les listes indésirables. Cela parait magique ? Laissez moi vous expliquer :
Le site Unroll.me va se connecter à votre boite de messagerie (si vous l’autorisez bien sûr), et va rechercher toutes les mailing list (listes de diffusion) et assimilés. Ensuite il va vous proposer cette liste, et va vous demander si vous voulez vous désabonner ou pas…comme ça en un clic….
Mais le site Unroll.me va plus loin. Parfois on souhaite toujours recevoir l’information mais ne pas être submergé et les recevoir quand on a envie. Unroll.me va donc vous proposer de les ajouter à ce qu’il appelle un rollup (d’où le nom du site). Il va mettre toutes les newsletters dans un email unique, qu’il vous enverra une fois par jour, à l’heure de votre choix.

Pour plus de productivité, je vous recommande donc chaleureusement d’utiliser cette solution.

Pire qu’être absent au travail : être trop présent !

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travail

On connaît bien l’absentéisme : quand on prolonge un congé maladie sans raison, quand on oublie de mettre un réveil, quand la « lundiose » nous guette.
On connaît moins le présentéisme. Il s’agit du fait d’être à son travail alors qu’on ne devrait pas y être : tard le soir, le week-end ou alors qu’on est malade ou durant les vacances.

Ce phénomène, nouvellement étudié, coûterait d’après le cabinet MIDORI 2 fois plus que l’absentéisme. Pourquoi? Plusieurs raisons :
Premièrement un salarié physiquement présent sur son lieu de travail, alors que son état physique, mental ou sa motivation ne lui permettent pas d’être pleinement productif coûte de l’argent à l’organisation car elle paye un salaire pour un travail mal effectué.

Deuxièmement, ce présentéisme est souvent le prélude à d’autres problèmes : maladie, démotivation, burn-out.

Causes profondes :

Les raisons du présentéisme sont nombreuses et peuvent trouver leurs racines dans les difficultés ponctuelles que rencontre un employé, à la maison ou au bureau : fuite du foyer, manque de confiance en soi, pression de la hiérarchie, retard dans un projet, surimplication, etc…

Mais les entreprises porte aussi une grande responsabilité dans la qualité de vie au travail (QVT) de ses employés. D’après cette même étude, 1 euro investi dans la QVT rapporterait 2 à 4 euros en productivité, réduction du présentéisme et de l’absentéisme, qualité du travail, réduction des risques d’accident au travail, etc…
Il est également de la responsabilité des managers de s’assurer que leurs collaborateurs sont efficaces au travail et ne font pas preuve de présentéisme. En effet un employé peut ne pas s’apercevoir qu’il travaille trop et que la qualité du travail diminue. Un manager avisé pourra à ce moment l’aider à récupérer l’énergie (physique, émotionnelle) nécessaire à reprendre en main son travail.

Concilier le travail et la famille :

Dans le cadre de la formation sur la gestion des priorités, on met en avant le fait que pour qu’une personne soit efficace au travail, elle a besoin de trouver un équilibre dans sa vie privée. Si vous passez 12h par jour au boulot et que vous délaissez votre famille et votre santé, un jour au l’autre vous en paierez le prix.

Abraham Lincoln disait « Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à préparer ma hache. » Chez Shauri-CC, préparer sa hache c’est se former, se reposer, améliorer ses relations humaines, mieux se connaître, méditer, etc…

Et vous, souffrez-vous de présentéisme? Votre organisation vous pousse t-elle au présentéisme? Quels en sont les conséquences immédiates pour vous? Vos proches? Votre organisation?