Savoir utiliser le bon stress

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Le bon stress

Distinguez le bon stress du mauvais stress.

Je voudrais vous parler aujourd’hui du sentiment d’urgence généré par le stress. Souvent en gestion du temps, on vous dira de ne pas vous laisser prendre par les urgences, de vous recentrer sur l’important. Evidemment, cela est vrai ! Et c’est même par là que nous commençons les formations en gestion du temps à Shauri-CC. Mais comme il y’a le bon gras et le mauvais gras, il y a le bon stress et le mauvais stress. Le mauvais stress est celui-ci qui vous angoisse, vous fait perdre vos moyens, il vous empêche de dormir et vous rend irritable. Le bon stress est celui-ci qui vous permet de travailler plus vite et plus concentré, c’est celui qui vous motive. C’est de ce sentiment dont on va parler aujourd’hui.

Utilisez la méthode « Pomodoro » pour vous permettre de développer le bon stress.

Lorsqu’on lance un pomodoro, c’est un petit engagement qu’on se donne, un petit pari avec soi. On se dit : « Je dois faire cette tâche, elle est importante, et j’ai 25 min pour la terminer ». En effectuant la tâche, on pourra jeter un petit coup d’œil régulier sur le minuteur, et cela va donner un petit coup de boost. Si on avait tendance à traîner sur la tâche, à s’éparpiller (par exemple en passant trop de temps à faire la mise en page d’un rapport, ou à chercher de l’information sur le net), on va s’apercevoir qu’il ne nous reste pas beaucoup de temps. J’aime particulièrement les 5 dernières minutes durant lesquelles je me dis « Bon sang, il ne me reste que ça, c’est la dernière ligne droite, il faut que je me dépêche pour terminer ». Un peu comme un cheval qui sent l’écurie et qui presse le pas pour finir. Bien sûr il arrive (encore régulièrement) que je ne termine pas dans les temps. Alors j’en prends note, j’essaie d’apprendre de cette expérience : Est-ce que j’ai été trop présomptueux sur la durée de la tâche ? Est-ce que je me suis laissé déconcentrer ? Contrairement au mauvais stress qui ne vous lâche pas, après ce temps de travail intense, je m’accorde une pause détente de 5 minutes, je respire tranquillement, je me vide l’esprit, je recharge mes batteries. Je suis ensuite prêt à replonger dans le travail de manière à finir ce que je n’ai pas pu terminer. Je suis comme un sportif qui, après un sprint, analyse sa course en reprenant son souffle. Je prends du recul sur ma performance et sur ma tâche : l’ai-je bien accomplie ? Combien de temps puis-je encore m’accorder ?

Et vous, prenez-vous le temps d’analysez votre façon de gérer la pression au travail ou bien vous laissez-vous emporter par le flot des urgences ?

Apprendre à clore son travail

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Comprendre que tout travail peut s’étirer à l’infini

Connaissez-vous la loi de Parkinson (Développée par Cyril Northcote Parkinson dans un article paru en 1955 dans The Economist) qui dit que « Tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ». Ce qui signifie que si vous prévoyez de finir ce document dans 1 heure, il vous faudra (au moins) 1 heure mais que si vous prévoyez de l’achever en deux jours, il vous faudra deux jours complets. Et pour un résultat pas forcément bien meilleur. En effet, selon la loi de Parkinson on adapte le travail au temps dont on dispose. Tous les étudiants savent que pour faire un mémoire, on peut y passer 1 mois sans rien écrire, et que la veille de le rendre, on va y passer la nuit et le terminer.

Se donner un bref délais avec la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro consiste à se fixer des dates butoirs, très courtes, afin de créer un sentiment d’urgence positif et motivant. Ainsi, à la fin du temps que vous vous êtes accordé, à vous de décider si ce travail mérite d’être continué alors qu’il y a aussi d’autres activités à mener.

Accepter de clore

Voici un conseil et une phrase que je me répète souvent « Il faut apprendre à clore et pas à finir ». En effet le travail ne sera jamais fini, on pourra toujours l’améliorer ou le peaufiner. Apprendre à clore, ça veut dire accepter à un moment que la tâche est finie, même si elle n’est pas parfaitement réalisée, mais qu’il est temps de passer à autre chose. Ça ramène au principe de Pareto qui veut que pour être efficace, il faut passer 20 % de son temps pour atteindre 80% de ses réalisations.

Bien sûr on pourrait travailler plus pour réaliser plus, mais cela demande un grand effort pour des résultat moindre, autant passer à une autre tâche importante non?

La méthode des petits pas

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shauri

Tout commence par un premier pas

Je poursuis ma liste d’articles sur la méthode Pomodoro en y faisant un lien avec la méthode des petits pas (ou encore la méthode Kaizen). Cette méthode, issue de l’industrie Japonaise, se base sur la célèbre phrase de Lao Tseu : Un chemin de 1000 km commence par un premier pas.

Face à un projet trop grand, nous avons tendance à nous décourager. On imagine déjà le nombre de chose à faire, on anticipe les difficultés, on se fatigue rien qu’en réfléchissant à ce qu’il faut faire…

Prenons un exemple. Vous devez rédiger un rapport, vous savez que cela vous prendra du temps, qu’il vous faudra récupérer des informations, se creuser la tête, faire des schémas, des analyses, etc… Vous n’avez tellement pas envie de le faire et tellement d’autres choses à faire que vous le reportez de jour en jour, en attendant le moment où vous aurez le temps et le courage de le faire. Sauf que vous anticipez tellement la somme de travail à faire, qu’inconsciemment vous trouverez toujours une excuse pour ne pas le faire.

Y penser devient donc la façon la plus sûre d’échouer !

En fait, il faut comprendre que notre cerveau a cette capacité de nous faire vivre concrètement ce que nous imaginons. Donc imaginons que nous avons beaucoup trop de travail, que c’est stressant, que nous sommes épuisés, et concrètement nous allons ressentir cela. Du coup, on baisse les bras, on s’assoit et on ne fait rien.

Décomposition en petites choses successives à faire

Dans la méthode des petits pas, on ne va pas se fixer sur la quantité de chose à faire, mais tout simplement sur la première chose à faire…et on va faire en sorte que cette première chose soit très simple à faire. Il faut qu’en imaginant cette première activité, on se dise : « c’est tellement simple que ça ne me prendra pas de temps ni d’énergie ». Vous l’avez sûrement deviné, cette première tâche devra prendre 1 pomodoro.

Avec la méthode pomodoro (amélioré avec Kaizen), vous pourrez vous dire : « Aujourd’hui je consacre 1 pomodoro à ce rapport ». Avouez que 25 minutes dans la journée pour un dossier aussi important, vous pourrez les trouver. Bien sûr, en 25 minutes, vous ne pourrez pas faire grand chose… concernant l’exemple précèdent, nous commencerons par créer le fichier ou rédiger simplement le plan du rapport. En tout cas il faut penser à quelque chose de tellement simple que vous n’aurez plus envie de le reporter.

L’avantage de la méthode pour votre travail

Pourquoi cela va changer votre travail ? Vous aurez fait le premier pas ! Et du coup, le lendemain, vous n’êtes plus devant la même montagne de travail, et vous trouverez plus facilement le courage de programmer 1 ou 2 autre pomodoro. Vous remarquerez que ce rapport qui vous stressais car il restait toujours dans un coin de votre cerveau, vous stresse moins. Votre cerveau, au lieu de se focaliser sur le stress d’un travail à rendre, va commencer plutôt à réfléchir sur le contenu de ce travail. Vous allez même surement ressentir l’envie de continuer et vous vous direz qu’en fait, ce travail n’était pas si dure que cela maintenant que vous l’avez commencé.

Se concentrer et le rester

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Se concentrer avec la technique Pomodoro

Dans mon dernier article, j’expliquais pourquoi la technique pomodoro permet de mieux organiser sa journée. Je voudrais vous parler aujourd’hui de la notion de concentration.
Et oui, on le sait tous il est difficile de se concentrer, et surtout de le rester. Les perturbations sont partout autour de nous : nos ordinateurs et nos smartphones en regorgent, nos collègues, les visiteurs et notre environnement aussi ! Pourtant, comme le disait Peter Drucker, « le secret de la réussite c’est la concentration ».
Si vous êtes comme moi, déconcentré dès qu’un insecte passe (ou que vous recevez un SMS…), il vaut mieux mettre en place des techniques solides, c’est là que la technique du pomodoro m’aide beaucoup.

S’engager fermement :

Lorsque j’ai décidé la tâche que je vais faire durant le prochain pomodoro, je m’engage à ne travailler que sur cette tâche pendant 25 minutes. Cela peut paraître peu de temps ou difficile pourtant, comme je vous le disais précédemment, essayez, et vous remarquerez le nombre d’interruption que vous allez subir. Soit votre esprit va partir sur un autre sujet (une recherche Internet qui vous emmène trop loin, un email qui en appelle un autre, le paramétrage de votre ordinateur ou la mise en page du rapport au lieu de rédiger le contenu). Soit une personne viendra vous demander quelque chose, importante ou pas.

Gérer les distractions et interruptions :

Comme j’ai pris l’engagement avec moi-même de rester concentré 25 minutes et que je sais que la tâche que je réalise est très importante, je trouve plus facilement la force de ne pas lire un SMS immédiatement (après tout je n’ai que quelques minutes à attendre pour le lire) ou alors de dire à une personne qui passe « Excuse moi je suis concentré sur un dossier, laisse moi encore 10 minutes, et je viens te voir ».

A ce propos, dans la description de la technique, il est conseillé de noter chaque interruption avec un petit trait sur votre liste de tâche. Une manière de prendre conscience de la difficulté de rester concentré. L’objectif étant de s’améliorer, et si on est souvent interrompu 5 ou 6 fois au début, on s’aperçoit qu’avec le temps on arrive à se concentrer plus longtemps.

Garder son minuteur sous les yeux :

Ne pas oublier qu’il est très important aussi d’avoir le minuteur sous les yeux, c’est un gage de motivation pour rester motivé. Quand on voit qu’il ne nous reste que 5 ou 10 minutes de travail, on peut facilement se dire « Allez, reste concentré, ne cède pas à ton envie d’aller sur le net, c’est presque fini ! ». Et du coup, chaque pomodoro accompli sans interruption est une petite victoire.

A cet instant même mon pomodoro vient de se terminer, j’ai réussi à le faire sans interruption, je vais fêter cela avec un thé 😉

Gagnez en productivité

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L’étonnante méthode Pomodoro

Depuis quelques semaines je teste une nouvelle méthode d’organisation pour plus de productivité. Il s’agit d’une méthode que je connais depuis longtemps mais dont je ne voyais pas l’intérêt. Je la trouvais trop compliquée, froide, mathématique et surtout je ne voyais pas ce qu’elle allait m’apporter. Il s’agit de la méthode Pomodoro . Dans mes prochains articles, je vous décrirais comment j’applique cette méthode dans le détail. Mais pour l’instant je voudrais partager avec vous le plaisir que j’ai à l’utiliser et surtout tous les bienfaits qu’elle m’apporte.

L’organisation du travail en 25 minutes

Tout d’abord permettez moi de vous décrire brièvement la méthode : il s’agit d’organiser son travail en périodes de 25 minutes, alternées avec des petites pauses de 5 minutes.

Durant 25 minutes on se concentre à fond sur une tâche, et ensuite on s’autorise à marcher, boire un verre d’eau, se détendre.

D’où vient le nom Pomodoro ? Cela signifie « tomate » en italien, et cela fait référence au minuteur que l’on trouve dans les cuisines pour s’assurer de la cuisson des pâtes. Et c’est cet outil des gastronomes que l’on va utiliser pour s’assurer que l’on respecte les périodes. (Je vous rassure, je vous proposerai aussi des applications pour votre smartphone ou votre ordinateur).

Quel est l’intérêt de mettre un minuteur pour travailler 25 minutes ? Cela semble extrêmement contraignant et rébarbatif n’est-ce pas ? On se croirait aux pires heures du travail à la chaîne ! Pourtant les bienfaits sont nombreux.

Le gain en productivité

Quand je commence ma matinée, je sais que j’ai environ 3 heures et demie de travail, donc environ 6 pomodoros et une pause au milieu. Quand je regarde ma liste de tâches prioritaires, je suis obligé de me poser la question « combien de temps va durer cette tâche? 1 pomodoro? 2, 3? ». Est-ce que c’est vraiment raisonnable de dire que ce matin je vais finir ce rapport, répondre à cet email important et rédiger ma note de frais? ».
On a tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour faire une tâche. C’est pour cela que le matin, frais et dispo, prêt à dévorer la journée, on a tendance à rédiger des listes de tâches trop longues, et à s’apercevoir à la fin de la journée que l’on a rien fait ou presque (Et je reviendrais sur cette erreur classique dans un prochain article).

En se posant réellement la question de combien de temps prend chaque action (en utilisant le pomodoro comme unité de temps), on apprend à être plus réaliste sur ce qu’on peut faire ou pas.
Rédiger un email, c’est rapide. Votre connexion est rapide, vos doigts fusent sur le clavier… Et pourtant faites le test et vous réaliserez que pour nombre d’emails, il vous faudra bien 25 minutes pour y arriver.
On croit qu’on va réaliser une tâche en 1 pomodoro, puis on rajoute 1, 2 parfois 3 pomodoro pour le terminer…on comprend pourquoi on n’arrive jamais à la fin de sa liste de tâches…

Les premiers jours, j’avais tendance à en faire trop, à remplir ma liste de tâche. Puis à force de ne jamais arriver à la fin de mes listes, j’ai appris à mieux mesurer le temps que me prenais réellement chaque tâche. Alors j’ai réduit ma liste quotidienne. Ce n’était pas facile, car une petite voix me disait « Ce n’est pas possible, tu dois en faire plus, va plus vite, fais des efforts ». Mais je sais que malgré tout mes efforts, le temps file et je ne peux pas le rattraper. Alors plutôt que d’être frustré en fin de journée parce que je n’ai pas tout fait, je préfère désormais planifier ce que je peux réellement réaliser.

Par exemple, d’après vous, combien de temps vous faudrait-il pour écrire un article de blog de 580 mots comme celui-ci ?