Fini les emails sans réponse !

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Comment s’assurer que tout le monde réponde bien à vos emails ?

Je voudrais vous parler aujourd’hui d’une application très utile que j’utilise au quotidien pour mieux gérer mes emails. C’est une extension gratuite qui se rajoute à Gmail : Streak.

Cette application très innovante ne ressemble à aucune autre et permet de faire des tas de choses : suivi clientèle, suivi recrutement, suivi des bugs d’un projet, etc…
Elle contient beaucoup de fonctionnalités que je partagerai avec vous. Aujourd’hui je vais vous montrer comment moi je l’utilise pour mieux gérer mes emails.

Une des difficultés majeures que je rencontrais dans les logiciels d’emails, c’était le suivi de mes emails envoyés. Je m’explique : j’écris un email à une personne, et j’attends d’elle une réponse. Puis je passe à autre chose. Au bout de quelques jours, je réalise qu’elle ne m’a pas répondu, et que le dossier prend du retard. Il faut que je la relance, mais il est peut-être déjà très tard. Une solution est de mettre des rappels, mais c’est ça alourdit l’agenda et ça fait beaucoup de rappels inutiles.
Streak propose la fonctionnalité très maligne de rappeler un email automatiquement à une date s’il n’a pas reçu de réponse . En effet, pour chaque email dont la réponse est importante pour moi, surtout si je sens que la personne risque de m’oublier (on en connait tous), j’active le suivi automatique, puis je classe l’email, je peux l’oublier tranquillement. Ainsi, si la personne me répond, ça veut dire que j’ai été mauvaise langue et rien ne se passe, mais si elle ne me répond pas comme je le craignais, mon email réapparaît comme non lu dans ma boite de réception et je peux donc facilement faire un petit message de relance.

Avantages de la méthode :

  • Facile à mettre en place, c’est juste un ou deux clics ;
  • Ne fait le rappel que si la personne ne répond pas (on évite donc tous les rappels inutiles et encombrants);
  • Pas intrusive : il ne s’agit pas d’une notification supplémentaire ou d’une fenêtre de plus qui va s’ouvrir. L’email se retrouve dans l’Inbox, on pourra le traiter en même temps que les autres emails.

Précautions d’utilisation:

Cette méthode demande de se poser la question : Quand est-ce qu’il parait judicieux de relancer quelqu’un par rapport à un email ?

Parfois je laisse 2 semaines à une personne (un client qui étudie une proposition), mais je ne laisse jamais moins de 2 jours. Si le dossier est plus urgent que ça, cela signifie que l’email n’est pas l’outil adapté, et qu’il me faut mieux utiliser le téléphone par exemple.

Stop aux emails inutiles !

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Se débarrasser des emails inutiles et améliorer sa productivité ?

Si vous possédez une adresse email depuis quelques années, probablement que vous recevez une grande quantité de messages indésirables, Newsletters, listes de diffusion ou de notification.
Si vous utilisez une boite de messagerie comme Gmail, une grande partie de ces emails sont automatiquement traités et classés dans des rubriques. Par exemple, cela ne vous permet d’avoir dans votre boite de réception que les emails « Importants ».
Mais peut-être que vous possédez une autre boite de messagerie (Yahoo, Hotmail) ou que vous souhaitez tout simplement ne plus recevoir du tout d’email de la part de certains sites. Quel travail laborieux vous attend ! Il va falloir durant des semaines lire chaque email indésirable, chercher le lien de désabonnement (bien caché au fond… s’il existe!), aller sur le site correspondant, valider que vous voulez bien vous désabonner, et recevoir encore un email pour dire que vous êtes bien désabonné.…Pppff ! il y a de quoi en décourager plus d’un.

Heureusement il existe désormais une solution qui vous permettra en un clic de vous désabonner de toutes les listes indésirables. Cela parait magique ? Laissez moi vous expliquer :
Le site Unroll.me va se connecter à votre boite de messagerie (si vous l’autorisez bien sûr), et va rechercher toutes les mailing list (listes de diffusion) et assimilés. Ensuite il va vous proposer cette liste, et va vous demander si vous voulez vous désabonner ou pas…comme ça en un clic….
Mais le site Unroll.me va plus loin. Parfois on souhaite toujours recevoir l’information mais ne pas être submergé et les recevoir quand on a envie. Unroll.me va donc vous proposer de les ajouter à ce qu’il appelle un rollup (d’où le nom du site). Il va mettre toutes les newsletters dans un email unique, qu’il vous enverra une fois par jour, à l’heure de votre choix.

Pour plus de productivité, je vous recommande donc chaleureusement d’utiliser cette solution.