La méthode des petits pas

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shauri

Tout commence par un premier pas

Je poursuis ma liste d’articles sur la méthode Pomodoro en y faisant un lien avec la méthode des petits pas (ou encore la méthode Kaizen). Cette méthode, issue de l’industrie Japonaise, se base sur la célèbre phrase de Lao Tseu : Un chemin de 1000 km commence par un premier pas.

Face à un projet trop grand, nous avons tendance à nous décourager. On imagine déjà le nombre de chose à faire, on anticipe les difficultés, on se fatigue rien qu’en réfléchissant à ce qu’il faut faire…

Prenons un exemple. Vous devez rédiger un rapport, vous savez que cela vous prendra du temps, qu’il vous faudra récupérer des informations, se creuser la tête, faire des schémas, des analyses, etc… Vous n’avez tellement pas envie de le faire et tellement d’autres choses à faire que vous le reportez de jour en jour, en attendant le moment où vous aurez le temps et le courage de le faire. Sauf que vous anticipez tellement la somme de travail à faire, qu’inconsciemment vous trouverez toujours une excuse pour ne pas le faire.

Y penser devient donc la façon la plus sûre d’échouer !

En fait, il faut comprendre que notre cerveau a cette capacité de nous faire vivre concrètement ce que nous imaginons. Donc imaginons que nous avons beaucoup trop de travail, que c’est stressant, que nous sommes épuisés, et concrètement nous allons ressentir cela. Du coup, on baisse les bras, on s’assoit et on ne fait rien.

Décomposition en petites choses successives à faire

Dans la méthode des petits pas, on ne va pas se fixer sur la quantité de chose à faire, mais tout simplement sur la première chose à faire…et on va faire en sorte que cette première chose soit très simple à faire. Il faut qu’en imaginant cette première activité, on se dise : « c’est tellement simple que ça ne me prendra pas de temps ni d’énergie ». Vous l’avez sûrement deviné, cette première tâche devra prendre 1 pomodoro.

Avec la méthode pomodoro (amélioré avec Kaizen), vous pourrez vous dire : « Aujourd’hui je consacre 1 pomodoro à ce rapport ». Avouez que 25 minutes dans la journée pour un dossier aussi important, vous pourrez les trouver. Bien sûr, en 25 minutes, vous ne pourrez pas faire grand chose… concernant l’exemple précèdent, nous commencerons par créer le fichier ou rédiger simplement le plan du rapport. En tout cas il faut penser à quelque chose de tellement simple que vous n’aurez plus envie de le reporter.

L’avantage de la méthode pour votre travail

Pourquoi cela va changer votre travail ? Vous aurez fait le premier pas ! Et du coup, le lendemain, vous n’êtes plus devant la même montagne de travail, et vous trouverez plus facilement le courage de programmer 1 ou 2 autre pomodoro. Vous remarquerez que ce rapport qui vous stressais car il restait toujours dans un coin de votre cerveau, vous stresse moins. Votre cerveau, au lieu de se focaliser sur le stress d’un travail à rendre, va commencer plutôt à réfléchir sur le contenu de ce travail. Vous allez même surement ressentir l’envie de continuer et vous vous direz qu’en fait, ce travail n’était pas si dure que cela maintenant que vous l’avez commencé.

Effets des bébés en entreprise

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Comment développer l’empathie au sein de son entreprise ?

Bébé en entreprise et l'empathie

Cela parait saugrenue, c’est pourtant l’expérience que tente depuis quelques années l’entreprise Patagonia, en Californie. Une crèche pour les employés est installée au sein de l’entreprise.

Premier avantage immédiat en entreprise pour les parents :

Plus besoin de courir pour déposer les enfants avant le travail et après le travail et pour l’entreprise, des employés plus présents et moins stressés.

Mais on s’est aperçu qu’il y avait d’autres avantages en entreprise que personne n’attendait :

  1. Les gens aiment cette ambiance d’enfants qui rit pendant les pauses cafés et déjeuner. Cela déstresse et ramène de la joie de vivre au bureau.
  2. On échange avec ses collègues sur ses enfants respectifs et on renforce les liens sociaux. On connait ses familles respectives et on fait entrer de l’humanité dans les relations professionnelles.

On constate donc que, les bébés au bureau, au lieu de distraire et faire perdre du temps, ont améliorés à la fois l’ambiance et la qualité des relations humaines.

Une autre expérience similaire à été menée par une éducatrice Canadienne. Mary Gordon a développé un programme durant lequel des parents apportent des jeunes bébés en classe durant quelques heures. Le résultat est étonnant :

les élèves agités se calment et l’agressivité diminue. Face à un bébé, on ressent naturellement de l’empathie, l’envie de protéger et d’être attentionné. Cette empathie se diffuse au sein de la classe et les études montrent que les cas d’agression des « costauds » vers les plus faibles diminuent. Ce programme est un tel succès qu’il s’est développé dans 10 pays sur 3 continents : Plus de détails ici.

Qu’est-ce que cela nous apprend sur la manière de vivre en entreprise ? Nous séparons notre vie privée de notre vie professionnelle et nous ne présentons qu’une partie de nous-même au travail : nous nous sentons coupés en deux. On voit des gens adorables dans le privé qui vont devenir insupportables une fois arrivés au bureau. On ne veut pas montrer qui on est, on se sent obligé de se montrer fort, performant, intransigeant.

En remettant de l’humain dans le travail, et en permettant aux employés d’exprimer plus entièrement ce qu’ils sont, on crée à un cadre de travail plus agréable, plus ouvert et les employés y sont du coup plus performants.

Et vous, que diriez-vous de travailler au milieu d’enfants qui rient ?

Fini les emails sans réponse !

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Comment s’assurer que tout le monde réponde bien à vos emails ?

Je voudrais vous parler aujourd’hui d’une application très utile que j’utilise au quotidien pour mieux gérer mes emails. C’est une extension gratuite qui se rajoute à Gmail : Streak.

Cette application très innovante ne ressemble à aucune autre et permet de faire des tas de choses : suivi clientèle, suivi recrutement, suivi des bugs d’un projet, etc…
Elle contient beaucoup de fonctionnalités que je partagerai avec vous. Aujourd’hui je vais vous montrer comment moi je l’utilise pour mieux gérer mes emails.

Une des difficultés majeures que je rencontrais dans les logiciels d’emails, c’était le suivi de mes emails envoyés. Je m’explique : j’écris un email à une personne, et j’attends d’elle une réponse. Puis je passe à autre chose. Au bout de quelques jours, je réalise qu’elle ne m’a pas répondu, et que le dossier prend du retard. Il faut que je la relance, mais il est peut-être déjà très tard. Une solution est de mettre des rappels, mais c’est ça alourdit l’agenda et ça fait beaucoup de rappels inutiles.
Streak propose la fonctionnalité très maligne de rappeler un email automatiquement à une date s’il n’a pas reçu de réponse . En effet, pour chaque email dont la réponse est importante pour moi, surtout si je sens que la personne risque de m’oublier (on en connait tous), j’active le suivi automatique, puis je classe l’email, je peux l’oublier tranquillement. Ainsi, si la personne me répond, ça veut dire que j’ai été mauvaise langue et rien ne se passe, mais si elle ne me répond pas comme je le craignais, mon email réapparaît comme non lu dans ma boite de réception et je peux donc facilement faire un petit message de relance.

Avantages de la méthode :

  • Facile à mettre en place, c’est juste un ou deux clics ;
  • Ne fait le rappel que si la personne ne répond pas (on évite donc tous les rappels inutiles et encombrants);
  • Pas intrusive : il ne s’agit pas d’une notification supplémentaire ou d’une fenêtre de plus qui va s’ouvrir. L’email se retrouve dans l’Inbox, on pourra le traiter en même temps que les autres emails.

Précautions d’utilisation:

Cette méthode demande de se poser la question : Quand est-ce qu’il parait judicieux de relancer quelqu’un par rapport à un email ?

Parfois je laisse 2 semaines à une personne (un client qui étudie une proposition), mais je ne laisse jamais moins de 2 jours. Si le dossier est plus urgent que ça, cela signifie que l’email n’est pas l’outil adapté, et qu’il me faut mieux utiliser le téléphone par exemple.

Shauri – CC est officiellement Google Apps For Work Reseller

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googleappsreseller

Un Reseller Google Apps For Work est un partenaire officiel de Google dont les objectifs sont de :

  • Trouver des nouveaux clients ;
  • Fournir des services spécifiques ;
  • Gérer la facturation et la tarification.

Trouver des nouveaux clients :

Le Reseller génère les prospects et les campagnes de communication grâce aux réseaux locaux et à ses contacts.

Fournir des services :

Le Reseller propose à ses clients des solutions uniques dans différents domaines tels que le conseil, le déploiement, la formation, l’assistance, l’intégration des fournisseurs, la gestion de la sécurité, la gestion des appareils mobiles, etc.

Gérer la facturation et la tarification :

Le Reseller est chargé de gérer lui-même les conditions de facturation et les tarifs qu’ils proposent à ses clients.

Liste officielle des Resellers.

Plus d’informations sur le programme Resellers.

Chronogramme pour planifier une mission de plusieurs jours

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Bonjour,

Avez-vous déjà planifié un ensemble d’activités sur plusieurs jours, une mission par exemple? Vous avez peut-être déjà utilisé un calendrier et rempli les cases de couleurs?Mais attention aux erreurs qui demandent à chaque fois de fastidieuses manipulations pour changer la couleur de la case.

Aujourd’hui je vous propose un outil simplissime, comme d’habitude. Il vous suffit de tapez la lettre « x » dans une cellule pour que celles-ci se colorent automatiquement. Vous pouvez ainsi faire des copier/coller pour décaler les dates.

extrait chono

Pour rendre l’outil plus souple, j’ai rajouté quelques options. Il suffit de définir la date de début, puis le calendrier se met à jour automatiquement, en faisant figurer les dimanches dans une autre couleur. En plus la colonne B vous permet de calculer automatiquement le nombre de jours d’activité (utile pour un consultant qui facture ses jours).

Comme d’habitude je suis disponible pour répondre à toutes vos questions en commentaires ou directement sur ma boite professionnelle.

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