Mieux gérer les appels entrants en réunions

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Ne pas déranger avec les appels entrants lors d’une réunion ?

Je vois souvent des gens décrocher leur téléphone lorsqu’ils reçoivent un appel en réunion, se baisser sous la table et chuchoter la main en paravent pour dire « Je suis en réunion, je te rappelle ». Ils ont l’impression ainsi de ne pas avoir dérangé, mais évidemment tout le monde les a vu, et cette chère concentration nous aura tous fuit pendant quelques instants.
Voici une solution simple, inspirée des messages d’absence email. Il vous suffit d’installer par exemple : Auto SMS Lite dans votre smartphone.

Comment ça marche ?

Cette application vous permet en un clic de vous mettre en mode silencieux et d’envoyer automatiquement un SMS à toutes les personnes qui essaient de vous contacter, pour leur signifier que vous êtes indisponible. A titre personnel j’ai fait deux configurations. Tout d’abord une pour les réunions, qui se désactive au bout de 2 heures automatiquement si j’ai oublié de le faire. J’envoie un message indiquant que je vous rappellerai bientôt. Ensuite un mode « atelier », qui dure tout la journée, et qui envoie un message pour vous dire que je suis définitivement injoignable aujourd’hui et qui vous invite à me rappeler le lendemain.
Dans mes messages je suis attentif de bien préciser que c’est un message automatique qui est envoyé, car certaines personnes pourraient trouver étonnant le ton que j’utilise avec eux.

Et bien sûr, grâce aux widgets, on peut ajouter deux gros raccourcis sur l’écran d’accueil !

Et vous, comment gérez-vous vos appels entrants, pour ne pas déranger lors d’une réunion ?

Fini les emails sans réponse !

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Comment s’assurer que tout le monde réponde bien à vos emails ?

Je voudrais vous parler aujourd’hui d’une application très utile que j’utilise au quotidien pour mieux gérer mes emails. C’est une extension gratuite qui se rajoute à Gmail : Streak.

Cette application très innovante ne ressemble à aucune autre et permet de faire des tas de choses : suivi clientèle, suivi recrutement, suivi des bugs d’un projet, etc…
Elle contient beaucoup de fonctionnalités que je partagerai avec vous. Aujourd’hui je vais vous montrer comment moi je l’utilise pour mieux gérer mes emails.

Une des difficultés majeures que je rencontrais dans les logiciels d’emails, c’était le suivi de mes emails envoyés. Je m’explique : j’écris un email à une personne, et j’attends d’elle une réponse. Puis je passe à autre chose. Au bout de quelques jours, je réalise qu’elle ne m’a pas répondu, et que le dossier prend du retard. Il faut que je la relance, mais il est peut-être déjà très tard. Une solution est de mettre des rappels, mais c’est ça alourdit l’agenda et ça fait beaucoup de rappels inutiles.
Streak propose la fonctionnalité très maligne de rappeler un email automatiquement à une date s’il n’a pas reçu de réponse . En effet, pour chaque email dont la réponse est importante pour moi, surtout si je sens que la personne risque de m’oublier (on en connait tous), j’active le suivi automatique, puis je classe l’email, je peux l’oublier tranquillement. Ainsi, si la personne me répond, ça veut dire que j’ai été mauvaise langue et rien ne se passe, mais si elle ne me répond pas comme je le craignais, mon email réapparaît comme non lu dans ma boite de réception et je peux donc facilement faire un petit message de relance.

Avantages de la méthode :

  • Facile à mettre en place, c’est juste un ou deux clics ;
  • Ne fait le rappel que si la personne ne répond pas (on évite donc tous les rappels inutiles et encombrants);
  • Pas intrusive : il ne s’agit pas d’une notification supplémentaire ou d’une fenêtre de plus qui va s’ouvrir. L’email se retrouve dans l’Inbox, on pourra le traiter en même temps que les autres emails.

Précautions d’utilisation:

Cette méthode demande de se poser la question : Quand est-ce qu’il parait judicieux de relancer quelqu’un par rapport à un email ?

Parfois je laisse 2 semaines à une personne (un client qui étudie une proposition), mais je ne laisse jamais moins de 2 jours. Si le dossier est plus urgent que ça, cela signifie que l’email n’est pas l’outil adapté, et qu’il me faut mieux utiliser le téléphone par exemple.

Stop aux emails inutiles !

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Se débarrasser des emails inutiles et améliorer sa productivité ?

Si vous possédez une adresse email depuis quelques années, probablement que vous recevez une grande quantité de messages indésirables, Newsletters, listes de diffusion ou de notification.
Si vous utilisez une boite de messagerie comme Gmail, une grande partie de ces emails sont automatiquement traités et classés dans des rubriques. Par exemple, cela ne vous permet d’avoir dans votre boite de réception que les emails « Importants ».
Mais peut-être que vous possédez une autre boite de messagerie (Yahoo, Hotmail) ou que vous souhaitez tout simplement ne plus recevoir du tout d’email de la part de certains sites. Quel travail laborieux vous attend ! Il va falloir durant des semaines lire chaque email indésirable, chercher le lien de désabonnement (bien caché au fond… s’il existe!), aller sur le site correspondant, valider que vous voulez bien vous désabonner, et recevoir encore un email pour dire que vous êtes bien désabonné.…Pppff ! il y a de quoi en décourager plus d’un.

Heureusement il existe désormais une solution qui vous permettra en un clic de vous désabonner de toutes les listes indésirables. Cela parait magique ? Laissez moi vous expliquer :
Le site Unroll.me va se connecter à votre boite de messagerie (si vous l’autorisez bien sûr), et va rechercher toutes les mailing list (listes de diffusion) et assimilés. Ensuite il va vous proposer cette liste, et va vous demander si vous voulez vous désabonner ou pas…comme ça en un clic….
Mais le site Unroll.me va plus loin. Parfois on souhaite toujours recevoir l’information mais ne pas être submergé et les recevoir quand on a envie. Unroll.me va donc vous proposer de les ajouter à ce qu’il appelle un rollup (d’où le nom du site). Il va mettre toutes les newsletters dans un email unique, qu’il vous enverra une fois par jour, à l’heure de votre choix.

Pour plus de productivité, je vous recommande donc chaleureusement d’utiliser cette solution.

Ne passez pas à coté de la sauvegarde de vos contacts !

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Un numéro perdu c’est parfois une relation perdu définitivement :

 

En début d’année j’ai téléphoné à Antoine, directeur d’une ONG, pour lui souhaiter mes vœux. Après lui avoir lancé un joyeux « Bonne année Antoine », celui-ci m’a répondu d’un air embarrassé « Merci… mais c’est qui au téléphone ? « . Antoine avait perdu son téléphone la semaine dernière, et bien sûr l’ensemble de ses contacts. Il était en train de reconstituer petit à petit son carnet d’adresses au fur et à mesure que les gens le rappelait.

Le mois dernier, c’est un client qui a rendez-vous avec moi. A l’heure précise personne. Je laisse passer un peu de temps et je me décide à l’appeler. Ce dernier m’explique alors un peu contrit qu’il est arrivé à côté de mon bureau, mais qu’il ne savait plus exactement où il se trouvait. Je lui ai alors demandé gentiment pourquoi il ne m’avait pas appelé. Et il m’a répondu, là aussi un peu embarrassé, qu’il n’avait pas enregistré mon numéro de téléphone. Il était déjà de retour à son bureau, et on a dû reprogrammer le rendez-vous à la semaine suivante. Une perte de temps pour lui comme pour moi.

Quels impacts pour des personnes dans leur situation? Perdre un numéro de téléphone, c’est parfois perdre définitivement une relation.

Ces deux précédents exemples sont malheureusement ultra classiques. En effet, qui prend le temps de faire une copie de ses contacts téléphoniques, et surtout comment le faire? Faudrait-il demander à un stagiaire de les recopier sur un cahier tous les mois ?!? Et puis les ressaisir tous en cas de perte? Et comment faire des numéros enregistrés récemment?

Pourtant il existe aujourd’hui des solutions simples. Moi qui ai un smartphone Android et un compte Gmail, j’ai tout simplement transféré tous mes contacts de la carte SIM (ou du téléphone Androïd) vers ma liste de contact Gmail. Désormais, tous les nouveaux contacts que j’ajoute sont automatiquement sauvés dans ma boite Gmail. Ainsi, le jour où je perds mon téléphone, il me suffit d’en racheter un nouveau, de me reconnecter à mon compte Gmail, et immédiatement je retrouverai tous mes contacts. Temps de mise en place : 5 min. Temps sauvé en cas de perte : des dizaines d’heures et surtout d’argent économisé.

Enfin, cerise sur le gâteau, il existe des applications capables de récupérer les coordonnées de vos contacts grâce à leur signature email. Evercontact en est un. Je m’explique : il y a quelques temps, un consultant freelance m’envoie un email pour  me rencontrer. Je lui donne un rendez-vous la semaine suivante. Le jour précis, il me téléphone, et je vois apparaître son nom sur mon smartphone. Je décroche en lui disant « Bonjour M. XXX ». Surprise de sa part ! comment savais-je que c’était lui?

Tout simplement,  Evercontact avait automatiquement récupéré son numéro de téléphone et autres informations dans la signature de son email et me l’avaient ajouté parmi mes contacts Gmail, puis ces nouvelles informations se sont synchronisé avec mon téléphone.

 

Chronogramme pour planifier une mission de plusieurs jours

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Bonjour,

Avez-vous déjà planifié un ensemble d’activités sur plusieurs jours, une mission par exemple? Vous avez peut-être déjà utilisé un calendrier et rempli les cases de couleurs?Mais attention aux erreurs qui demandent à chaque fois de fastidieuses manipulations pour changer la couleur de la case.

Aujourd’hui je vous propose un outil simplissime, comme d’habitude. Il vous suffit de tapez la lettre « x » dans une cellule pour que celles-ci se colorent automatiquement. Vous pouvez ainsi faire des copier/coller pour décaler les dates.

extrait chono

Pour rendre l’outil plus souple, j’ai rajouté quelques options. Il suffit de définir la date de début, puis le calendrier se met à jour automatiquement, en faisant figurer les dimanches dans une autre couleur. En plus la colonne B vous permet de calculer automatiquement le nombre de jours d’activité (utile pour un consultant qui facture ses jours).

Comme d’habitude je suis disponible pour répondre à toutes vos questions en commentaires ou directement sur ma boite professionnelle.

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