Gagnez en productivité

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L’étonnante méthode Pomodoro

Depuis quelques semaines je teste une nouvelle méthode d’organisation pour plus de productivité. Il s’agit d’une méthode que je connais depuis longtemps mais dont je ne voyais pas l’intérêt. Je la trouvais trop compliquée, froide, mathématique et surtout je ne voyais pas ce qu’elle allait m’apporter. Il s’agit de la méthode Pomodoro . Dans mes prochains articles, je vous décrirais comment j’applique cette méthode dans le détail. Mais pour l’instant je voudrais partager avec vous le plaisir que j’ai à l’utiliser et surtout tous les bienfaits qu’elle m’apporte.

L’organisation du travail en 25 minutes

Tout d’abord permettez moi de vous décrire brièvement la méthode : il s’agit d’organiser son travail en périodes de 25 minutes, alternées avec des petites pauses de 5 minutes.

Durant 25 minutes on se concentre à fond sur une tâche, et ensuite on s’autorise à marcher, boire un verre d’eau, se détendre.

D’où vient le nom Pomodoro ? Cela signifie « tomate » en italien, et cela fait référence au minuteur que l’on trouve dans les cuisines pour s’assurer de la cuisson des pâtes. Et c’est cet outil des gastronomes que l’on va utiliser pour s’assurer que l’on respecte les périodes. (Je vous rassure, je vous proposerai aussi des applications pour votre smartphone ou votre ordinateur).

Quel est l’intérêt de mettre un minuteur pour travailler 25 minutes ? Cela semble extrêmement contraignant et rébarbatif n’est-ce pas ? On se croirait aux pires heures du travail à la chaîne ! Pourtant les bienfaits sont nombreux.

Le gain en productivité

Quand je commence ma matinée, je sais que j’ai environ 3 heures et demie de travail, donc environ 6 pomodoros et une pause au milieu. Quand je regarde ma liste de tâches prioritaires, je suis obligé de me poser la question « combien de temps va durer cette tâche? 1 pomodoro? 2, 3? ». Est-ce que c’est vraiment raisonnable de dire que ce matin je vais finir ce rapport, répondre à cet email important et rédiger ma note de frais? ».
On a tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour faire une tâche. C’est pour cela que le matin, frais et dispo, prêt à dévorer la journée, on a tendance à rédiger des listes de tâches trop longues, et à s’apercevoir à la fin de la journée que l’on a rien fait ou presque (Et je reviendrais sur cette erreur classique dans un prochain article).

En se posant réellement la question de combien de temps prend chaque action (en utilisant le pomodoro comme unité de temps), on apprend à être plus réaliste sur ce qu’on peut faire ou pas.
Rédiger un email, c’est rapide. Votre connexion est rapide, vos doigts fusent sur le clavier… Et pourtant faites le test et vous réaliserez que pour nombre d’emails, il vous faudra bien 25 minutes pour y arriver.
On croit qu’on va réaliser une tâche en 1 pomodoro, puis on rajoute 1, 2 parfois 3 pomodoro pour le terminer…on comprend pourquoi on n’arrive jamais à la fin de sa liste de tâches…

Les premiers jours, j’avais tendance à en faire trop, à remplir ma liste de tâche. Puis à force de ne jamais arriver à la fin de mes listes, j’ai appris à mieux mesurer le temps que me prenais réellement chaque tâche. Alors j’ai réduit ma liste quotidienne. Ce n’était pas facile, car une petite voix me disait « Ce n’est pas possible, tu dois en faire plus, va plus vite, fais des efforts ». Mais je sais que malgré tout mes efforts, le temps file et je ne peux pas le rattraper. Alors plutôt que d’être frustré en fin de journée parce que je n’ai pas tout fait, je préfère désormais planifier ce que je peux réellement réaliser.

Par exemple, d’après vous, combien de temps vous faudrait-il pour écrire un article de blog de 580 mots comme celui-ci ?

Effets des bébés en entreprise

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Comment développer l’empathie au sein de son entreprise ?

Bébé en entreprise et l'empathie

Cela parait saugrenue, c’est pourtant l’expérience que tente depuis quelques années l’entreprise Patagonia, en Californie. Une crèche pour les employés est installée au sein de l’entreprise.

Premier avantage immédiat en entreprise pour les parents :

Plus besoin de courir pour déposer les enfants avant le travail et après le travail et pour l’entreprise, des employés plus présents et moins stressés.

Mais on s’est aperçu qu’il y avait d’autres avantages en entreprise que personne n’attendait :

  1. Les gens aiment cette ambiance d’enfants qui rit pendant les pauses cafés et déjeuner. Cela déstresse et ramène de la joie de vivre au bureau.
  2. On échange avec ses collègues sur ses enfants respectifs et on renforce les liens sociaux. On connait ses familles respectives et on fait entrer de l’humanité dans les relations professionnelles.

On constate donc que, les bébés au bureau, au lieu de distraire et faire perdre du temps, ont améliorés à la fois l’ambiance et la qualité des relations humaines.

Une autre expérience similaire à été menée par une éducatrice Canadienne. Mary Gordon a développé un programme durant lequel des parents apportent des jeunes bébés en classe durant quelques heures. Le résultat est étonnant :

les élèves agités se calment et l’agressivité diminue. Face à un bébé, on ressent naturellement de l’empathie, l’envie de protéger et d’être attentionné. Cette empathie se diffuse au sein de la classe et les études montrent que les cas d’agression des « costauds » vers les plus faibles diminuent. Ce programme est un tel succès qu’il s’est développé dans 10 pays sur 3 continents : Plus de détails ici.

Qu’est-ce que cela nous apprend sur la manière de vivre en entreprise ? Nous séparons notre vie privée de notre vie professionnelle et nous ne présentons qu’une partie de nous-même au travail : nous nous sentons coupés en deux. On voit des gens adorables dans le privé qui vont devenir insupportables une fois arrivés au bureau. On ne veut pas montrer qui on est, on se sent obligé de se montrer fort, performant, intransigeant.

En remettant de l’humain dans le travail, et en permettant aux employés d’exprimer plus entièrement ce qu’ils sont, on crée à un cadre de travail plus agréable, plus ouvert et les employés y sont du coup plus performants.

Et vous, que diriez-vous de travailler au milieu d’enfants qui rient ?

Fini les emails sans réponse !

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Comment s’assurer que tout le monde réponde bien à vos emails ?

Je voudrais vous parler aujourd’hui d’une application très utile que j’utilise au quotidien pour mieux gérer mes emails. C’est une extension gratuite qui se rajoute à Gmail : Streak.

Cette application très innovante ne ressemble à aucune autre et permet de faire des tas de choses : suivi clientèle, suivi recrutement, suivi des bugs d’un projet, etc…
Elle contient beaucoup de fonctionnalités que je partagerai avec vous. Aujourd’hui je vais vous montrer comment moi je l’utilise pour mieux gérer mes emails.

Une des difficultés majeures que je rencontrais dans les logiciels d’emails, c’était le suivi de mes emails envoyés. Je m’explique : j’écris un email à une personne, et j’attends d’elle une réponse. Puis je passe à autre chose. Au bout de quelques jours, je réalise qu’elle ne m’a pas répondu, et que le dossier prend du retard. Il faut que je la relance, mais il est peut-être déjà très tard. Une solution est de mettre des rappels, mais c’est ça alourdit l’agenda et ça fait beaucoup de rappels inutiles.
Streak propose la fonctionnalité très maligne de rappeler un email automatiquement à une date s’il n’a pas reçu de réponse . En effet, pour chaque email dont la réponse est importante pour moi, surtout si je sens que la personne risque de m’oublier (on en connait tous), j’active le suivi automatique, puis je classe l’email, je peux l’oublier tranquillement. Ainsi, si la personne me répond, ça veut dire que j’ai été mauvaise langue et rien ne se passe, mais si elle ne me répond pas comme je le craignais, mon email réapparaît comme non lu dans ma boite de réception et je peux donc facilement faire un petit message de relance.

Avantages de la méthode :

  • Facile à mettre en place, c’est juste un ou deux clics ;
  • Ne fait le rappel que si la personne ne répond pas (on évite donc tous les rappels inutiles et encombrants);
  • Pas intrusive : il ne s’agit pas d’une notification supplémentaire ou d’une fenêtre de plus qui va s’ouvrir. L’email se retrouve dans l’Inbox, on pourra le traiter en même temps que les autres emails.

Précautions d’utilisation:

Cette méthode demande de se poser la question : Quand est-ce qu’il parait judicieux de relancer quelqu’un par rapport à un email ?

Parfois je laisse 2 semaines à une personne (un client qui étudie une proposition), mais je ne laisse jamais moins de 2 jours. Si le dossier est plus urgent que ça, cela signifie que l’email n’est pas l’outil adapté, et qu’il me faut mieux utiliser le téléphone par exemple.

Stop aux emails inutiles !

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Se débarrasser des emails inutiles et améliorer sa productivité ?

Si vous possédez une adresse email depuis quelques années, probablement que vous recevez une grande quantité de messages indésirables, Newsletters, listes de diffusion ou de notification.
Si vous utilisez une boite de messagerie comme Gmail, une grande partie de ces emails sont automatiquement traités et classés dans des rubriques. Par exemple, cela ne vous permet d’avoir dans votre boite de réception que les emails « Importants ».
Mais peut-être que vous possédez une autre boite de messagerie (Yahoo, Hotmail) ou que vous souhaitez tout simplement ne plus recevoir du tout d’email de la part de certains sites. Quel travail laborieux vous attend ! Il va falloir durant des semaines lire chaque email indésirable, chercher le lien de désabonnement (bien caché au fond… s’il existe!), aller sur le site correspondant, valider que vous voulez bien vous désabonner, et recevoir encore un email pour dire que vous êtes bien désabonné.…Pppff ! il y a de quoi en décourager plus d’un.

Heureusement il existe désormais une solution qui vous permettra en un clic de vous désabonner de toutes les listes indésirables. Cela parait magique ? Laissez moi vous expliquer :
Le site Unroll.me va se connecter à votre boite de messagerie (si vous l’autorisez bien sûr), et va rechercher toutes les mailing list (listes de diffusion) et assimilés. Ensuite il va vous proposer cette liste, et va vous demander si vous voulez vous désabonner ou pas…comme ça en un clic….
Mais le site Unroll.me va plus loin. Parfois on souhaite toujours recevoir l’information mais ne pas être submergé et les recevoir quand on a envie. Unroll.me va donc vous proposer de les ajouter à ce qu’il appelle un rollup (d’où le nom du site). Il va mettre toutes les newsletters dans un email unique, qu’il vous enverra une fois par jour, à l’heure de votre choix.

Pour plus de productivité, je vous recommande donc chaleureusement d’utiliser cette solution.

Ne passez pas à coté de la sauvegarde de vos contacts !

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Un numéro perdu c’est parfois une relation perdu définitivement :

 

En début d’année j’ai téléphoné à Antoine, directeur d’une ONG, pour lui souhaiter mes vœux. Après lui avoir lancé un joyeux « Bonne année Antoine », celui-ci m’a répondu d’un air embarrassé « Merci… mais c’est qui au téléphone ? « . Antoine avait perdu son téléphone la semaine dernière, et bien sûr l’ensemble de ses contacts. Il était en train de reconstituer petit à petit son carnet d’adresses au fur et à mesure que les gens le rappelait.

Le mois dernier, c’est un client qui a rendez-vous avec moi. A l’heure précise personne. Je laisse passer un peu de temps et je me décide à l’appeler. Ce dernier m’explique alors un peu contrit qu’il est arrivé à côté de mon bureau, mais qu’il ne savait plus exactement où il se trouvait. Je lui ai alors demandé gentiment pourquoi il ne m’avait pas appelé. Et il m’a répondu, là aussi un peu embarrassé, qu’il n’avait pas enregistré mon numéro de téléphone. Il était déjà de retour à son bureau, et on a dû reprogrammer le rendez-vous à la semaine suivante. Une perte de temps pour lui comme pour moi.

Quels impacts pour des personnes dans leur situation? Perdre un numéro de téléphone, c’est parfois perdre définitivement une relation.

Ces deux précédents exemples sont malheureusement ultra classiques. En effet, qui prend le temps de faire une copie de ses contacts téléphoniques, et surtout comment le faire? Faudrait-il demander à un stagiaire de les recopier sur un cahier tous les mois ?!? Et puis les ressaisir tous en cas de perte? Et comment faire des numéros enregistrés récemment?

Pourtant il existe aujourd’hui des solutions simples. Moi qui ai un smartphone Android et un compte Gmail, j’ai tout simplement transféré tous mes contacts de la carte SIM (ou du téléphone Androïd) vers ma liste de contact Gmail. Désormais, tous les nouveaux contacts que j’ajoute sont automatiquement sauvés dans ma boite Gmail. Ainsi, le jour où je perds mon téléphone, il me suffit d’en racheter un nouveau, de me reconnecter à mon compte Gmail, et immédiatement je retrouverai tous mes contacts. Temps de mise en place : 5 min. Temps sauvé en cas de perte : des dizaines d’heures et surtout d’argent économisé.

Enfin, cerise sur le gâteau, il existe des applications capables de récupérer les coordonnées de vos contacts grâce à leur signature email. Evercontact en est un. Je m’explique : il y a quelques temps, un consultant freelance m’envoie un email pour  me rencontrer. Je lui donne un rendez-vous la semaine suivante. Le jour précis, il me téléphone, et je vois apparaître son nom sur mon smartphone. Je décroche en lui disant « Bonjour M. XXX ». Surprise de sa part ! comment savais-je que c’était lui?

Tout simplement,  Evercontact avait automatiquement récupéré son numéro de téléphone et autres informations dans la signature de son email et me l’avaient ajouté parmi mes contacts Gmail, puis ces nouvelles informations se sont synchronisé avec mon téléphone.

 

Chronogramme pour planifier une mission de plusieurs jours

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Bonjour,

Avez-vous déjà planifié un ensemble d’activités sur plusieurs jours, une mission par exemple? Vous avez peut-être déjà utilisé un calendrier et rempli les cases de couleurs?Mais attention aux erreurs qui demandent à chaque fois de fastidieuses manipulations pour changer la couleur de la case.

Aujourd’hui je vous propose un outil simplissime, comme d’habitude. Il vous suffit de tapez la lettre « x » dans une cellule pour que celles-ci se colorent automatiquement. Vous pouvez ainsi faire des copier/coller pour décaler les dates.

extrait chono

Pour rendre l’outil plus souple, j’ai rajouté quelques options. Il suffit de définir la date de début, puis le calendrier se met à jour automatiquement, en faisant figurer les dimanches dans une autre couleur. En plus la colonne B vous permet de calculer automatiquement le nombre de jours d’activité (utile pour un consultant qui facture ses jours).

Comme d’habitude je suis disponible pour répondre à toutes vos questions en commentaires ou directement sur ma boite professionnelle.

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