Agile Games France 2018 – Des Serious Games pour des Non-Serious Coach !

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Je viens de participer au 7ème Agile Games France (#AGFr18). Une conférence de 2 jours, durant laquelle 90 participants ont échangés leurs techniques et leur passion pour les Serious Game.

Je m’intéresse de plus en plus à l’Agilité, une « philosophie » de management née dans le domaine informatique, et qui propose une nouvelle approche de la gestion de projet, des relations humaines au sein du projet, des relations avec le client, etc… Je n’ose pas trop en dire pour l’instant car je suis encore en train d’explorer cela. Ce que je sais c’est que l’Agilité fourmille d’idées innovantes pour réfléchir le travail autrement.

Cette conférence se voulait « non organisée », c’est à dire qu’il n’y avait pas d’organisateur et pas de programme. L’objectif était de partager des Serious Games. Chacun proposait ses propres jeux, et pouvait participer à tous les autres jeux. Une expérience d’auto-organisation extraordinaire !

Pour ma part j’ai pu découvrir :

  • Des jeux de team building

The Band

  • des jeux pour mieux se connaitre  (l’académie des supers héros, valeurs de l’équipe)

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  • des jeux basés sur les Lego

Instruction lego

  • Des jeux de cartes décrivant le monde de l’entreprise Agile

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  • Des Icebreaker et Energizer
  • etc …

J’ai surtout pu échanger avec beaucoup de participants, dans l’unique optique de l’apprentissage réciproque et du plaisir de la découverte et de l’amusement.

Photo groupe

Les résidus d’attention : un fléau dont on ne fait pas assez attention

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Je suis en train de lire le livre de Cal Newport : « Deep work » (en anglais uniquement). Dans ce livre, l’auteur rabâche un thème : l’importance du travail profond (deep work), qu’il oppose au travail superficiel (shallow work).
Je vous reparlerais sûrement de ce livre. Pour aujourd’hui, une idée particulière a retenu mon attention : les résidus d’attention justement !
Nous savons depuis longtemps que nous ne pouvons pas mener, consciemment du moins, plusieurs tâches en même temps. Ce que nous pouvons faire, c’est simplement alterner rapidement d’une tâche à l’autre. Et c’est ce que beaucoup d’entre nous sont obligés de faire à une vitesse folle : écrire un document, répondre à un email, jeter un coup d’œil à une notification, répondre à un collègue. Mais aussi tout simplement passer d’un sujet à l’autre : remplir une note de frais puis réserver un rendez-vous la semaine prochaine puis enchaîner plusieurs réunions, puis lire un rapport sur un projet puis écrire un article sur un autre projet puis …Cerveau en action
Cela peut paraître une qualité formidable de pouvoir enchaîner les activités, et nombre de personne vous diront qu’elles le font avec un certain succès. Pourtant, les neurosciences nous apprennent qu’il est plus difficile qu’il n’y parait de quitter une activité pour en reprendre une autre. Même si notre conscience parait avoir changé de sujet, notre inconscient continue de travailler sur le sujet précédent, et cela, pendant plusieurs minutes : c’est ce qu’on appelle le résidu d’attention, ce qui continue à tourner dans notre tête alors qu’on est passé à un autre sujet. Cela peut paraître inoffensif, car nous n’en sommes pas forcément conscients, mais ce résidu d’attention divise notre attention.
Cela a été mesuré scientifiquement par le professeur Sophie Leroy, de l’université du Minnesota. Elle a tiré la conclusion suivante :
* plus les résidus d’attention sont intenses, plus les performances sur les tâches suivantes sont faibles
* plus une tâche est de faible intensité et avec des contours non définis (objectif peu clair, tâche non finalisée) plus le résidu d’attention est important.

Que peut-on déduire de ces deux conclusions ? Prenons par exemple une personne qui est sur une tâche de fond lui réclamant tout son attention : la rédaction d’un article. Au bout de 20 min, elle s’arrête pour jeter un coup d’œil à sa boite email, s’aperçoit qu’elle a reçu un email d’une agence de voyage qui lui demande de confirmer un billet et se dit qu’elle y répondra plus tard.
Sans qu’elle s’en rende compte, et alors qu’elle a de suite repris son travail de rédaction, sa capacité de concentration a diminué à cause du résidu d’attention lié à la lecture de l’email. Ce résidu sera d’autant plus important qu’elle n’a pas répondu à l’email justement.

Sophie Leroy nous apprend donc qu’avoir sa boite email constamment ouverte ou ne lire ces emails que toutes les 30 minutes ne font finalement pas une grande différence. Si on veut s’assurer que notre performance est maximale sur une tâche, il faut pouvoir s’y consacrer totalement et exclusivement pendant un long moment. La lecture des emails ne devraient être faites qu’une à deux fois par jour, et se terminer par le vidage complet de son Inbox.

Mieux gérer les appels entrants en réunions

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Ne pas déranger avec les appels entrants lors d’une réunion ?

Je vois souvent des gens décrocher leur téléphone lorsqu’ils reçoivent un appel en réunion, se baisser sous la table et chuchoter la main en paravent pour dire « Je suis en réunion, je te rappelle ». Ils ont l’impression ainsi de ne pas avoir dérangé, mais évidemment tout le monde les a vu, et cette chère concentration nous aura tous fuit pendant quelques instants.
Voici une solution simple, inspirée des messages d’absence email. Il vous suffit d’installer par exemple : Auto SMS Lite dans votre smartphone.

Comment ça marche ?

Cette application vous permet en un clic de vous mettre en mode silencieux et d’envoyer automatiquement un SMS à toutes les personnes qui essaient de vous contacter, pour leur signifier que vous êtes indisponible. A titre personnel j’ai fait deux configurations. Tout d’abord une pour les réunions, qui se désactive au bout de 2 heures automatiquement si j’ai oublié de le faire. J’envoie un message indiquant que je vous rappellerai bientôt. Ensuite un mode « atelier », qui dure tout la journée, et qui envoie un message pour vous dire que je suis définitivement injoignable aujourd’hui et qui vous invite à me rappeler le lendemain.
Dans mes messages je suis attentif de bien préciser que c’est un message automatique qui est envoyé, car certaines personnes pourraient trouver étonnant le ton que j’utilise avec eux.

Et bien sûr, grâce aux widgets, on peut ajouter deux gros raccourcis sur l’écran d’accueil !

Et vous, comment gérez-vous vos appels entrants, pour ne pas déranger lors d’une réunion ?

Mieux se concentrer au travail : 03 Astuces

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La relation étroite entre l’environnement et la concentration :

Se concentrer n’est pas une chose qui vient uniquement de la volonté. Le plus facile pour développer la concentration est de créer un environnement favorable.
Quelles sont pour vous les personnes les plus concentrées, celles qui arrive à être focalisées sur une chose et une seule à la fois ?
Peut-être avez-vous imaginé un moine méditant dans un monastère ? Effectivement les moines sont capables de rester dans leurs méditations de longues heures. Seriez-vous capable de faire la même chose dans votre bureau ? Evidemment vous me direz peut-être qu’il est plus facile de méditer dans un monastère que dans votre bureau et vous aurez probablement raison. D’ailleurs les moines l’ont bien compris et ont créés des lieux de méditations qui favorisent leur travail spirituel.

03 astuces pour mieux se concentrer :

Aujourd’hui je vous propose donc quelques astuces pour créer un environnement de travail plus favorable :

Première Astuce : Organisez votre bureau !

Tout d’abord qu’avez-vous sur votre table de travail ? On dit souvent qu’elle ressemble à son esprit. Si son bureau est rempli de documents en attente d’une action, de dossier qu’on ne sait pas où ranger, de vieux stylos qui ne marchent plus, je vous laisse imaginer l’impact que cela va avoir sur votre esprit ! Consciemment ou inconsciemment, celui-ci va être attiré par ces objets, il va être entraîné vers différents sujets, se rappeler qu’il n’a pas clôturer un dossier, se stresser devant ce qui va apparaître comme une charge énorme de travail. Rien n’est pire pour la concentration que de penser à un dossier sur lequel on ne peut ou on ne sait que faire à l’instant.
Devant un bureau vide au contraire, l’esprit est reposé, clair. On sait que le travail nous attend, mais devant nous nous ne voyons que la tâche présente.

Seconde astuce : Organisez vos dossiers d’ordinateur !

Ce qui est vrai pour la table de bureau l’est également pour votre ordinateur. Lorsque vous l’ouvrez, est-ce que vous arrivez sur une page vierge ou une image inspirante ? Ou alors sur un bureau avec des dizaines de fichiers non rangés et de liens vers des applications inutiles ? Demandez-vous une seconde ce que vous inspire l’ouverture de votre ordinateur ? Cela vous apporte t-il un moment d’inspiration ou un moment de stress ?

Troisième astuce : Améliorez votre décor !

Que voyez-vous lorsque vous levez la tête ? Il a été établi que de voir le visage d’une autre personne diminuait notablement la concentration. En effet, un visage humain est toujours évocateur pour nous, et va emmener notre esprit vers d’autres sujets.
Peut-être avez-vous aussi face à vous des tableaux d’objectif, des vieux flip-charts, ou des anciennes notes de services. Que des objets de distraction qui emmène ennui, stress ou découragement.
Que regardent les moines lors de leur méditation ? L’objet de leur méditation. Et s’ils regardent autour, ils verront des objets inspirants qui les ramèneront à leur méditation. Je vous suggère donc d’avoir face à vous des images inspirantes ou des citations motivantes.

Vous cherchez l’inspiration vous décorer votre écran d’ordinateur ? Tapez simplement « fonds d’écran inspirant » et vous trouverez des centaines de pépites sur Internet.

 

Les perturbations vous coûtent cher.

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La concentration est la clé de la productivité !

Peter Drucker, un des pères du management moderne, disait que la concentration est la clé de la réussite et depuis plusieurs expériences ont confirmé cette assertion.

Voici une expérience intéressante : on a demandé à 2 groupes de personne de faire un travail intellectuel simple : remplir des dossiers informatiques. Un de ces groupes recevait en même temps les notifications de ses emails et pouvait y répondre. L’autre groupe était coupé d’Internet. La première constatation évidente est que le groupe qui ne regardait pas ses emails est allé beaucoup plus vite pour remplir ses dossiers. Mais le deuxième apprentissage de cette expérience, est que ce groupe sans Internet a fait beaucoup moins d’erreurs dans les dossiers qu’ils remplissaient, leur travail était bien meilleur.

Une autre étude a démontré qu’il nous faut en moyenne 60 secondes pour nous remettre au travail après une petite interruption (genre lecture d’un SMS ou d’un email). Ce qui est encore plus étonnant (et effrayant), c’est que l’étude montre que la perturbation est quasiment la même si on entend une notification de message et qu’on ne le lit pas, car notre cerveau sait qu’on a reçu un message, se demande qui ça peut être, fait des suppositions, évalue si ça peut-être important ou non, etc…

Qu’est-ce que ça nous apprend pour notre travail au quotidien ? Que lorsqu’on doit travailler sur un dossier important mais qu’on est constamment interrompu par des collègues, des emails, des notifications de notre smartphone, Skype, des news ou tout ce qui fait que notre environnement ressemble plus à un arbre de noël qu’à un poste de travail, la qualité de notre travail diminue gravement (sans parler du stress qui augmente).

C’est pour cela que contrairement à ce que pense certaines personnes, bien s’organiser ce n’est pas être toujours disponible, connecté et informé de ce qu’il se passe, mais c’est être présent et concentré sur le travail que l’on fait.

Nous allons vous proposer dans les articles suivants de ce dossier un ensemble de trucs et astuces permettant de développer votre concentration.

Etre organisé : Tout gérer ?

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Bien organiser son temps ou sa vie, c’est tout gérer ?

« L’homme fait de projets, Dieu rit », Proverbe Yiddish.

s'organiser c'est tout gérer ?Dans les formations en gestion du temps chez Shauri – CC , j’entends souvent des participants me dire : « Avec tous ces outils, on va devoir gérer chaque instant de notre vie ? Où est la place pour les imprévus, les urgences, le changement de priorité ? « .

Justement une bonne gestion du temps n’a pas pour objectif de régler votre vie personnelle et professionnelle minute après minute, comme dans une partition de musique, mais au contraire de vous laisser du temps et de l’espace disponible pour que votre cerveau puisse aisément réfléchir à vos priorités, pour que vous ayez de la marge de manœuvre pour accepter les imprévus de la vie sans bouleverser votre emploi du temps ni vous laissez absorber uniquement par les urgences.

La différence entre une personne bien organisée et une autre personne désorganisée?

La personne organisée trouvera toujours le temps de vous recevoir et prendre le temps d’échanger avec vous calmement (si c’est pertinent pour elle bien sûre), alors que la personne désorganisée sera toujours trop occupée pour vous recevoir ou le fera entre deux portes.

Savoir utiliser le bon stress

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Le bon stress

Distinguez le bon stress du mauvais stress.

Je voudrais vous parler aujourd’hui du sentiment d’urgence généré par le stress. Souvent en gestion du temps, on vous dira de ne pas vous laisser prendre par les urgences, de vous recentrer sur l’important. Evidemment, cela est vrai ! Et c’est même par là que nous commençons les formations en gestion du temps à Shauri-CC. Mais comme il y’a le bon gras et le mauvais gras, il y a le bon stress et le mauvais stress. Le mauvais stress est celui-ci qui vous angoisse, vous fait perdre vos moyens, il vous empêche de dormir et vous rend irritable. Le bon stress est celui-ci qui vous permet de travailler plus vite et plus concentré, c’est celui qui vous motive. C’est de ce sentiment dont on va parler aujourd’hui.

Utilisez la méthode « Pomodoro » pour vous permettre de développer le bon stress.

Lorsqu’on lance un pomodoro, c’est un petit engagement qu’on se donne, un petit pari avec soi. On se dit : « Je dois faire cette tâche, elle est importante, et j’ai 25 min pour la terminer ». En effectuant la tâche, on pourra jeter un petit coup d’œil régulier sur le minuteur, et cela va donner un petit coup de boost. Si on avait tendance à traîner sur la tâche, à s’éparpiller (par exemple en passant trop de temps à faire la mise en page d’un rapport, ou à chercher de l’information sur le net), on va s’apercevoir qu’il ne nous reste pas beaucoup de temps. J’aime particulièrement les 5 dernières minutes durant lesquelles je me dis « Bon sang, il ne me reste que ça, c’est la dernière ligne droite, il faut que je me dépêche pour terminer ». Un peu comme un cheval qui sent l’écurie et qui presse le pas pour finir. Bien sûr il arrive (encore régulièrement) que je ne termine pas dans les temps. Alors j’en prends note, j’essaie d’apprendre de cette expérience : Est-ce que j’ai été trop présomptueux sur la durée de la tâche ? Est-ce que je me suis laissé déconcentrer ? Contrairement au mauvais stress qui ne vous lâche pas, après ce temps de travail intense, je m’accorde une pause détente de 5 minutes, je respire tranquillement, je me vide l’esprit, je recharge mes batteries. Je suis ensuite prêt à replonger dans le travail de manière à finir ce que je n’ai pas pu terminer. Je suis comme un sportif qui, après un sprint, analyse sa course en reprenant son souffle. Je prends du recul sur ma performance et sur ma tâche : l’ai-je bien accomplie ? Combien de temps puis-je encore m’accorder ?

Et vous, prenez-vous le temps d’analysez votre façon de gérer la pression au travail ou bien vous laissez-vous emporter par le flot des urgences ?

Apprendre à clore son travail

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Comprendre que tout travail peut s’étirer à l’infini

Connaissez-vous la loi de Parkinson (Développée par Cyril Northcote Parkinson dans un article paru en 1955 dans The Economist) qui dit que « Tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ». Ce qui signifie que si vous prévoyez de finir ce document dans 1 heure, il vous faudra (au moins) 1 heure mais que si vous prévoyez de l’achever en deux jours, il vous faudra deux jours complets. Et pour un résultat pas forcément bien meilleur. En effet, selon la loi de Parkinson on adapte le travail au temps dont on dispose. Tous les étudiants savent que pour faire un mémoire, on peut y passer 1 mois sans rien écrire, et que la veille de le rendre, on va y passer la nuit et le terminer.

Se donner un bref délais avec la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro consiste à se fixer des dates butoirs, très courtes, afin de créer un sentiment d’urgence positif et motivant. Ainsi, à la fin du temps que vous vous êtes accordé, à vous de décider si ce travail mérite d’être continué alors qu’il y a aussi d’autres activités à mener.

Accepter de clore

Voici un conseil et une phrase que je me répète souvent « Il faut apprendre à clore et pas à finir ». En effet le travail ne sera jamais fini, on pourra toujours l’améliorer ou le peaufiner. Apprendre à clore, ça veut dire accepter à un moment que la tâche est finie, même si elle n’est pas parfaitement réalisée, mais qu’il est temps de passer à autre chose. Ça ramène au principe de Pareto qui veut que pour être efficace, il faut passer 20 % de son temps pour atteindre 80% de ses réalisations.

Bien sûr on pourrait travailler plus pour réaliser plus, mais cela demande un grand effort pour des résultat moindre, autant passer à une autre tâche importante non?

La méthode des petits pas

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shauri

Tout commence par un premier pas

Je poursuis ma liste d’articles sur la méthode Pomodoro en y faisant un lien avec la méthode des petits pas (ou encore la méthode Kaizen). Cette méthode, issue de l’industrie Japonaise, se base sur la célèbre phrase de Lao Tseu : Un chemin de 1000 km commence par un premier pas.

Face à un projet trop grand, nous avons tendance à nous décourager. On imagine déjà le nombre de chose à faire, on anticipe les difficultés, on se fatigue rien qu’en réfléchissant à ce qu’il faut faire…

Prenons un exemple. Vous devez rédiger un rapport, vous savez que cela vous prendra du temps, qu’il vous faudra récupérer des informations, se creuser la tête, faire des schémas, des analyses, etc… Vous n’avez tellement pas envie de le faire et tellement d’autres choses à faire que vous le reportez de jour en jour, en attendant le moment où vous aurez le temps et le courage de le faire. Sauf que vous anticipez tellement la somme de travail à faire, qu’inconsciemment vous trouverez toujours une excuse pour ne pas le faire.

Y penser devient donc la façon la plus sûre d’échouer !

En fait, il faut comprendre que notre cerveau a cette capacité de nous faire vivre concrètement ce que nous imaginons. Donc imaginons que nous avons beaucoup trop de travail, que c’est stressant, que nous sommes épuisés, et concrètement nous allons ressentir cela. Du coup, on baisse les bras, on s’assoit et on ne fait rien.

Décomposition en petites choses successives à faire

Dans la méthode des petits pas, on ne va pas se fixer sur la quantité de chose à faire, mais tout simplement sur la première chose à faire…et on va faire en sorte que cette première chose soit très simple à faire. Il faut qu’en imaginant cette première activité, on se dise : « c’est tellement simple que ça ne me prendra pas de temps ni d’énergie ». Vous l’avez sûrement deviné, cette première tâche devra prendre 1 pomodoro.

Avec la méthode pomodoro (amélioré avec Kaizen), vous pourrez vous dire : « Aujourd’hui je consacre 1 pomodoro à ce rapport ». Avouez que 25 minutes dans la journée pour un dossier aussi important, vous pourrez les trouver. Bien sûr, en 25 minutes, vous ne pourrez pas faire grand chose… concernant l’exemple précèdent, nous commencerons par créer le fichier ou rédiger simplement le plan du rapport. En tout cas il faut penser à quelque chose de tellement simple que vous n’aurez plus envie de le reporter.

L’avantage de la méthode pour votre travail

Pourquoi cela va changer votre travail ? Vous aurez fait le premier pas ! Et du coup, le lendemain, vous n’êtes plus devant la même montagne de travail, et vous trouverez plus facilement le courage de programmer 1 ou 2 autre pomodoro. Vous remarquerez que ce rapport qui vous stressais car il restait toujours dans un coin de votre cerveau, vous stresse moins. Votre cerveau, au lieu de se focaliser sur le stress d’un travail à rendre, va commencer plutôt à réfléchir sur le contenu de ce travail. Vous allez même surement ressentir l’envie de continuer et vous vous direz qu’en fait, ce travail n’était pas si dure que cela maintenant que vous l’avez commencé.

Se concentrer et le rester

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Se concentrer avec la technique Pomodoro

Dans mon dernier article, j’expliquais pourquoi la technique pomodoro permet de mieux organiser sa journée. Je voudrais vous parler aujourd’hui de la notion de concentration.
Et oui, on le sait tous il est difficile de se concentrer, et surtout de le rester. Les perturbations sont partout autour de nous : nos ordinateurs et nos smartphones en regorgent, nos collègues, les visiteurs et notre environnement aussi ! Pourtant, comme le disait Peter Drucker, « le secret de la réussite c’est la concentration ».
Si vous êtes comme moi, déconcentré dès qu’un insecte passe (ou que vous recevez un SMS…), il vaut mieux mettre en place des techniques solides, c’est là que la technique du pomodoro m’aide beaucoup.

S’engager fermement :

Lorsque j’ai décidé la tâche que je vais faire durant le prochain pomodoro, je m’engage à ne travailler que sur cette tâche pendant 25 minutes. Cela peut paraître peu de temps ou difficile pourtant, comme je vous le disais précédemment, essayez, et vous remarquerez le nombre d’interruption que vous allez subir. Soit votre esprit va partir sur un autre sujet (une recherche Internet qui vous emmène trop loin, un email qui en appelle un autre, le paramétrage de votre ordinateur ou la mise en page du rapport au lieu de rédiger le contenu). Soit une personne viendra vous demander quelque chose, importante ou pas.

Gérer les distractions et interruptions :

Comme j’ai pris l’engagement avec moi-même de rester concentré 25 minutes et que je sais que la tâche que je réalise est très importante, je trouve plus facilement la force de ne pas lire un SMS immédiatement (après tout je n’ai que quelques minutes à attendre pour le lire) ou alors de dire à une personne qui passe « Excuse moi je suis concentré sur un dossier, laisse moi encore 10 minutes, et je viens te voir ».

A ce propos, dans la description de la technique, il est conseillé de noter chaque interruption avec un petit trait sur votre liste de tâche. Une manière de prendre conscience de la difficulté de rester concentré. L’objectif étant de s’améliorer, et si on est souvent interrompu 5 ou 6 fois au début, on s’aperçoit qu’avec le temps on arrive à se concentrer plus longtemps.

Garder son minuteur sous les yeux :

Ne pas oublier qu’il est très important aussi d’avoir le minuteur sous les yeux, c’est un gage de motivation pour rester motivé. Quand on voit qu’il ne nous reste que 5 ou 10 minutes de travail, on peut facilement se dire « Allez, reste concentré, ne cède pas à ton envie d’aller sur le net, c’est presque fini ! ». Et du coup, chaque pomodoro accompli sans interruption est une petite victoire.

A cet instant même mon pomodoro vient de se terminer, j’ai réussi à le faire sans interruption, je vais fêter cela avec un thé 😉

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