Fini les emails sans réponse !

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Comment s’assurer que tout le monde réponde bien à vos emails ?

Je voudrais vous parler aujourd’hui d’une application très utile que j’utilise au quotidien pour mieux gérer mes emails. C’est une extension gratuite qui se rajoute à Gmail : Streak.

Cette application très innovante ne ressemble à aucune autre et permet de faire des tas de choses : suivi clientèle, suivi recrutement, suivi des bugs d’un projet, etc…
Elle contient beaucoup de fonctionnalités que je partagerai avec vous. Aujourd’hui je vais vous montrer comment moi je l’utilise pour mieux gérer mes emails.

Une des difficultés majeures que je rencontrais dans les logiciels d’emails, c’était le suivi de mes emails envoyés. Je m’explique : j’écris un email à une personne, et j’attends d’elle une réponse. Puis je passe à autre chose. Au bout de quelques jours, je réalise qu’elle ne m’a pas répondu, et que le dossier prend du retard. Il faut que je la relance, mais il est peut-être déjà très tard. Une solution est de mettre des rappels, mais c’est ça alourdit l’agenda et ça fait beaucoup de rappels inutiles.
Streak propose la fonctionnalité très maligne de rappeler un email automatiquement à une date s’il n’a pas reçu de réponse . En effet, pour chaque email dont la réponse est importante pour moi, surtout si je sens que la personne risque de m’oublier (on en connait tous), j’active le suivi automatique, puis je classe l’email, je peux l’oublier tranquillement. Ainsi, si la personne me répond, ça veut dire que j’ai été mauvaise langue et rien ne se passe, mais si elle ne me répond pas comme je le craignais, mon email réapparaît comme non lu dans ma boite de réception et je peux donc facilement faire un petit message de relance.

Avantages de la méthode :

  • Facile à mettre en place, c’est juste un ou deux clics ;
  • Ne fait le rappel que si la personne ne répond pas (on évite donc tous les rappels inutiles et encombrants);
  • Pas intrusive : il ne s’agit pas d’une notification supplémentaire ou d’une fenêtre de plus qui va s’ouvrir. L’email se retrouve dans l’Inbox, on pourra le traiter en même temps que les autres emails.

Précautions d’utilisation:

Cette méthode demande de se poser la question : Quand est-ce qu’il parait judicieux de relancer quelqu’un par rapport à un email ?

Parfois je laisse 2 semaines à une personne (un client qui étudie une proposition), mais je ne laisse jamais moins de 2 jours. Si le dossier est plus urgent que ça, cela signifie que l’email n’est pas l’outil adapté, et qu’il me faut mieux utiliser le téléphone par exemple.

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